Передача кадрового учета на аутсорсинг — это системное решение, позволяющее бизнесу сосредоточиться на развитии, а не на кадровом администрировании. Однако чтобы процесс прошел гладко и без последствий, важно соблюсти несколько обязательных шагов.
Оценка потребности и выбор исполнителя
Прежде чем передавать функции, оцените, действительно ли вашей компании выгоден кадровый учет на аутсорсинге.
Основные плюсы аутсорсинга кадрового учета организации:
- доступ к экспертизе, которая часто выше, чем у рядового кадровика
- экономия на зарплате штатного специалиста, отпускных и больничных
- экономия на организации рабочего места и покупки оргтехники
При выборе юридической компании изучите ее опыт, запросите рекомендации. Убедитесь, что договор покрывает все ваши потребности: от оформления приказов о приеме на работу до консультаций по кадровым вопросам.
Получение согласия работников на обработку данных
Передача кадрового учета на аутсорс неизбежно связана с обработкой персональных данных сотрудников. Для этого необходимо получить письменное согласие каждого работника на передачу его персональных данных третьему лицу. Просто подписанного при приеме на работу общего согласия на обработку данных недостаточно. Требуется отдельное согласие на конкретную организацию-аутсорсера с указанием ее полного наименования и реквизитов.
Это обязательное требование закона. Без него вы рискуете получить серьезные штрафы. Документация кадрового учета содержит паспортные данные, УНП, сведения о доходах. Вся эта информация защищена законодательно.
Дмитрий Заблоцко-Горький
Директор юридической компании, медиатор, председатель Третейского суда
Более 15 лет в корпоративном праве
Заключение договора на оказание услуг по ведению кадрового учета
Законодательство Республики Беларусь не содержит определения аутсорсинга, поэтому такие отношения оформляются договором возмездного оказания услуг.
В договоре на оказание услуг кадрового учета обязательно пропишите:
- Конкретный перечень передаваемых функций (например: комплексное ведение кадрового учета, подготовка приказов, кадровый учет трудовых книжек).
- Ответственность специалиста кадрового учета (аутсорсера) за ошибки, которые могут привести к штрафам.
- Условия о конфиденциальности и неразглашении коммерческой тайны.
- Порядок и сроки подготовки документов.
- Цены кадрового аутсорсинга.
- Условия о передаче документации при расторжении договора.
Организация кадрового учета — это ваша ответственность, поэтому все документы должны быть возвращены вам в надлежащем состоянии.
Оформление приема-передачи документов
Для этого составляется акт приема-передачи. Проверьте наличие всех документов кадрового учета по описи. Сделайте копии или зафиксируйте факт передачи, чтобы иметь подтверждение в случае утери документов.
Издание внутреннего приказа
Чтобы легализовать аутсорсинг кадрового делопроизводства внутри компании, издайте приказ о ведении кадрового учета. В этом документе:
- Назначьте ответственное лицо со стороны вашей компании, которое будет контактировать с аутсорсером и контролировать его работу.
- Пропишите обязанности сотрудников по предоставлению аутсорсеру необходимых сведений.
- Укажите порядок взаимодействия.
ООО «Юрпортал» предлагает профессиональное ведение кадрового учета работников для организаций любого масштаба. Наши специалисты официально аттестованы Министерством юстиции Республики Беларусь, что подтверждает их профессиональную пригодность на государственном уровне. Оставьте заявку на первичную консультацию, и мы оперативно свяжемся с вами.