Кадровый учёт с нуля для ИП и ООО: какие документы обязательно должны быть

Кадровый учёт с нуля для ИП и ООО: какие документы обязательно должны быть (Штатное расписание, ТД, графики)

Многие владельцы бизнеса относятся к кадровым бумагам формально. До первой проверки трудовой инспекции. Отсутствие обязательных документов грозит штрафами директору и серьезными потерями. Разбираем, какие документы кадрового учета должны быть у каждого нанимателя с первого сотрудника.

Почему нельзя откладывать кадровый учет?

Организация кадрового учета – это не бюрократия, а защита бизнеса. При трудовом споре именно документы подтвердят вашу правоту. Кроме того первичный кадровый учет проверяет инспекция труда. За отсутствие нужных документов – штраф.

Если вы только открыли ИП или ООО, лучше сразу вести кадровый учет по правилам. Альтернатива – передать ведение кадрового учета профессионалам. Это дешевле штатного специалиста и безопаснее, чем делать самому с нуля.

Обязательные кадровые документы 

Документация кадрового учета делится на две группы: персональные документы на каждого работника и общие локальные акты компании. Вот основные из них:

• трудовой договор оформления на работу работника
• приказ о приеме на работу
• трудовая книжка
• договор о материальной ответственности сотрудника 
• внутренние правила трудового распорядка
• штатное расписание 
• график отпусков 
• табель учета рабочего времени
• журнал инструктажа по ОТ

Без этих бумаг организация работы по кадровому учету невозможна. Инспекция труда запрашивает их в первую очередь.

Что делать, если кадровый учет работников запущен или отсутствует?

Если кадровые документы не велись или утеряны, требуется восстановление кадров. Не пытайтесь оформить все задним числом самостоятельно, ошибки приведут к штрафам.

Что входит в восстановление:

• оценка состояния кадров;
• проверка трудовых книжек, приказов и других документов;
• проверка штатного расписания;
• восстановление недостающей документации кадрового учета.

Консультация юриста по кадровым вопросам на этом этапе обязательна.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства от ООО «Юрпортал»

Кадровый учет персонала – задача не сложная, но требующая системного подхода. Штатное расписание, трудовые договоры, приказы, графики и журналы – минимальный набор для законной работы. Без них – штрафы и риски.

Оказывать кадровые услуги вправе только те компании, у кого есть лицензия Министерства юстиции Республики Беларусь на оказание юридических услуг. У ООО “Юрпортал” эта  лицензия есть.

Мы предлагаем:

• постановку кадрового учета ИП и ООО с нуля;
• восстановление кадров при запущенном состоянии;
• полный аутсорсинг кадрового учета;
• консультацию по кадровым вопросам.

Оставьте заявку, и мы наведем порядок в ваших кадрах во избежание ошибок и штрафов.